Gestión de mi negocio. Capacidad Productiva

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Gestión de mi negocio. Capacidad Productiva de una empresa.

Hace poco, en otro artículo de este blog sobre la gestión de mi negocio, hablaba de la capacidad productiva de una empresa «10 ERRORES DE UN NOVATO (Parte 2 de 2)».

Concrétamente en el error número 6, donde explicaba los errores que cometí en la gestión de mi negocio y que los pequeños empresarios solemos cometer con mayor frecuencia y las lecciones que nos ofrecen, cuando analizamos a tiro pasado lo que ha sucedido y por qué ha sucedido.

Mucha gente pensará «Está el mercado como para aumentar la plantilla, tiramos como estamos y si el trabajo aumenta ya cogeremos más gente, ¿Cómo vamos a coger más gente si no tenemos ni para cobrar nosotros?», pero esta forma de pensar es el verdadero error.

El ejemplo de un cliente al que asesoro

Tengo un cliente al que asesoro. Desde hace un año, más o menos, le venía diciendo que necesitaba contratar dos operarios más.

Se trata de una pequeña empresa que se dedica a la Ingeniería de Automatización de maquinaria y a las instalaciones eléctricas industriales formada por tres Ingenieros.

Uno es el que lleva todo lo referente a las instalaciones eléctricas y los otros dos se encargan de la parte de ingeniería y control. Uno de estos dos lleva también toda la parte administrativa.

¿Cuál era su problema?

Cada vez tenían más trabajo de instalaciones y menos de ingeniería.

Todas las instalaciones que les daban eran obras pequeñas.

Para ejecutarlas, cuando la persona que se encargaba de ello no llegaba, le pedía ayuda a los otros dos, que dejaban sus quehaceres y hacían de instaladores.

Esto hacía que los pocos trabajos de ingeniería que habían se retrasaran y también lo hacían las tareas administrativas.

El análisis y las conclusiones

Al analizar el problema y hablar con los clientes de más confianza que nos transmitieron su parecer, llegamos a varias conclusiones:

Como que los trabajos eléctricos y de ingeniería se realizaban en los mismos clientes, al ver que los dos ingenieros también hacían de instaladores eléctricos se preocupaban porque no se iban a acabar a tiempo los proyectos, lo cual generaba inseguridad en los clientes y por lo tanto, desconfianza.
Para poder llegar a todo los dos ingenieros que hacían los trabajos de instalador, tenían que trabajar más horas para poder llegar con los plazos de entrega, lo cual generaba errores por cansancio y estrés.
Al ver los clientes que los que hacían los trabajos eléctricos eran los ingenieros, como que trabajaban más despacio que el otro, no se fiaban de darles instalaciones grandes y sólo les daban las pequeñas. Los trabajos grandes se los daban a empresas más especializadas y con más capacidad productiva.
Al ver los clientes que los ingenieros eran los que hacían los trabajos eléctricos, como hemos visto en el punto 1, generaba desconfianza y les daban menos trabajos de ingeniería y control.
Se estaba creando una imagen de gente sin medios, ya que todos hacen de todo un poco, una imagen de empresa pequeña y pobre, lo cual no les beneficiaba ya que cada vez tenían menos trabajo.
Para conseguir nuevos trabajos, hay que ir a verlos antes, para poderlos presupuestar y dar un precio lo más ajustado posible y para que después no hayan sorpresas que hagan que el presupuesto no salga. También hay que pedir precios a los proveedores, confeccionar los presupuestos, entregarlos, hacerles el seguimiento, etc. pero, ¿Qué pasa si todos están haciendo instalaciones eléctricas? Que todo esto no se hace, y si no se hace ¿Qué pasa?, pues precisamente eso, que no entran nuevos trabajos. Y justamente esto era lo que estaba pasando.

Todo esto les estaban provocando que cada vez tuvieran que cobrar sus sueldos más tarde, incluso hubo algún mes de no poder cobrar debido a que también se les retrasaban las tareas administrativas, las facturas no se entregaban a tiempo y el cliente pasaba el pago al siguiente vencimiento, también provocó la pérdida de algún cliente que contrató los servicios de otra ingeniería, que además les dio un buen servicio y ya se quedaron con ellos.

¿Qué pasaría si se contratasen dos nuevos electricistas?

Para tomar esta decisión, tomamos una cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG) y añadimos todos los costes que supondrían estos dos nuevos trabajadores.

(Ahora es un buen momento para contratar buenos profesionales) incluso el comprar un nuevo vehículo, para que fueran más autónomos, con su seguro, los costes de mantenimiento anuales, los gastos de gasolinas y peajes, las amortizaciones, etc.

Al poder acometer los nuevos trabajos con estos nuevos operarios, éstos se acabarían antes porque era su trabajo e iban más rápidos, los dos ingenieros podrían dedicarse ir a ver los nuevos trabajos para los que sus clientes les pedían oferta, a preparar los presupuestos, pedir y negociar mejores precios a los proveedores, hacer el seguimiento y además realizar los trabajos de ingeniería mejorando la imagen ante los clientes.

Los trabajos administrativos se podrían realizar a tiempo también y se evitarían los retrasos en los cobros de las facturas.

A pesar de que los cálculos presentaban un incremento de los beneficios, se decidió contratar un solo operario y comprar un vehículo de segunda mano para ver qué pasaba.

Al ver que en los dos primeros meses el beneficio era un 12% mayor del que se había calculado y la aceptación de algunos clientes que les propusieron darles más trabajo si seguían en esa línea de crecimiento, incluso uno de ellos les propuso de subcontratarles el mantenimiento de su planta.

Una vez cerrado el trato del mantenimiento durante un año, renovable cada año y tras haberse acordado un precio y una prioridad en la asignación de los trabajos que surgieran extra al mantenimiento, se contrataron dos nuevos electricistas para este servicio y un tercero para las tareas de las instalaciones del resto de clientes.

Los resultados

A día de hoy (Finales de Noviembre de 2015) disponen de seis operarios contratados.

El ingeniero que hacía de instalador, dirige y supervisa todos los trabajos y a los operarios, se encarga de ir a ver los nuevos trabajos que van surgiendo, de preparar los presupuestos de instalaciones, de negociar precios con los proveedores y de preparar todos los trabajos (Documentaciones, materiales necesarios, herramientas, etc.) para evitar retrasos por falta de material que se tiene que comprar deprisa y corriendo en cualquier sitio a precios mucho más elevados y con la consiguiente pérdida de tiempo del que va a buscarlos.

Otro de los ingenieros se dedica 100% a los trabajos de ingeniería que van surgiendo y el otro sigue con las tareas administrativas (Que están pensando en delegar en un asistente free lance por horas), realiza tareas de marketing y comerciales para la captación de nuevos clientes, con el tiempo que le sobra, ayuda con los trabajos de ingeniería.

¿Crecer o no crecer?

Esta es la cuestión ¿Crecer o no crecer?, ¿Cómo ven los clientes a nuestra empresa? Os animo a que les preguntéis, decidles que si os pueden ayudar a mejorar y seguro que estarán encantados en daros feedback de lo que se puede mejorar en vuestras empresas y de lo que les gusta de vosotros, vuestros puntos fuertes, pero preguntadlo.

Ahora me gustaría analizar, a groso modo y sin entrar en muchos detalles para no aburrir, que pasaría con un autónomo de cualquier profesión si se decidiera a contratar personal para crecer y así aumentar su capacidad productiva poco a poco.

Asesoría autónomos (Ejemplo con cifras):

Veamos un ejemplo con cifras.

A mí me gusta trabajar con personas, por lo que nos dirigiremos a este supuesto autónomo como Juan, para hacerlo más cercano.

Datos iniciales

Juan es un autónomo que trabaja por horas, vamos a hacer una serie de suposiciones para ilustrar el ejemplo:

Después de varios años trabajando duro Juan trabaja con diez clientes que le aportan una facturación de 250€/mes. Lo cual supone una facturación bruta de 2.500€/mes.
Juan, como la mayoría de autónomos trabaja 10h al día y al cabo del año hace unos 21 días de vacaciones, unas tres semanas, dos en verano y una en Navidad, como que es muy afortunado, por el tipo de trabajo todas las fiestas hace fiesta, por lo que al cabo del año trabaja 234 días laborables:

Días totales del año	365
Días festivos	-12
Fines de semana	-104
Días laborables de Vacaciones	-15
Total días laborables	234

234 días x 10h/día = 2.340h al año (50h a la semana)

Un trabajador por cuenta ajena, por convenio, ha de trabajar una media de 1750h al año, esto supone unos 219 días, (40h a la semana).
A la facturación bruta de Juan se le deberán de descontar los gastos como autónomo que mensualmente son 265€ de autónomos, gastos de estructura unos 250€ y gastos de Gestoría unos 85€, lo cual hace una cantidad de 600€ al mes y 7.200€ al año.
La cantidad facturada, como que todo son horas tiene una retención del IRPF del 15%, por lo que se deberán de descontar también el 15% de los 2.500€ = 375€/mes
Con lo cual salario neto máximo aproximado que nos queda es de (2.500€ – 600€ – 375€) = 1.525€/mes como máximo, ya que no dispone de más horas para atender a más clientes.
Se ha de tener en cuenta de que si Juan no trabaja, no cobra, por lo que si reduce el número de horas su sueldo se reduce.

Esta es la situación actual de Juan, limitado a 10 clientes como máximo, que le obliga a trabajar 50h totales a la semana para poder llevar además la gestión de su negocio, esto a la larga es agotador y acaba con tu vida social, familiar y con tu salud, os lo digo por experiencia propia.

Proceso de cambio

¿Qué podemos hacer para iniciar el proceso de cambio, para llevar la gestión de mi negocio de forma que este trabaje para mí sin que yo tenga que estar presente 50h a la semana?

Aprovechando el cambio de año que ahora se acerca por ejemplo, Juan puede subir el precio de sus servicios un 10% (de 250€ a 275€).

Esto le va a permitir librarse del cliente menos rentable que tenga, ganando lo mismo y va a reducir las horas que trabajo en un 10%.

Si tú ofreces un buen servicio, de calidad, esto no va a ser un problema, pero si la diferencia con tus competidores es sólo de precio, entonces sí que tienes un verdadero problema.

¿Que hacer con el tiempo que se libera al delegar?

El 10% de tiempo que Juan libera, lo va a dedicar a hacer acciones de marketing y comerciales para conseguir nuevos clientes dispuestos a pagar 275€/mes por sus servicios, y para desarrollar nuevos productos y servicios, adicionales a lo que hace, para ofrecérselo a sus clientes.

Cuando consiga cinco nuevos clientes, podrá contratar una persona que se encargue de esos cinco y tres de los que él lleva.

Los nuevos números

Veamos que sucede con los números con estos cinco nuevos clientes:

Juan va a facturar 275€/mes a 14 clientes (9 que tenía + 5 nuevos) lo cual supone una facturación de 3.850€/mes
Un empleado le cuesta a la empresa unos 1.200€ brutos anuales (Pagas extra prorrateadas incluidas) más el 40% de coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa en España, en este caso unos 480€/mes. Total 1.680€/mes.
A partir del momento de que se contrata gente, el modelo más práctico de empresa es el de pasar a Sociedad Limitada S.L. con lo cual nos ahorramos la retención del 15% de IRPF en las facturas y al final del ejercicio se paga el Impuesto de Sociedades de los beneficios que obtenga la empresa.
Por lo tanto a la facturación total se le deberán de descontar los gastos como S.L. que mensualmente son 265€ de autónomos del gerente, en este caso Juan, gastos de estructura unos 350€ y gastos de Gestoría unos 150€, lo cual hace una cantidad de 765€ al mes.
Con lo cual el salario bruto máximo aproximado que nos queda es de (3.850€ – 765€ – 1.680€) = 1.405€. A esta cantidad bruta se le deberán de descontar el IRPF correspondiente (15%) en las facturas que el gerente hará a la empresa como autónomo (15% de 1.405€ = 211€). Con lo cual el salario neto será de 1.194€/mes.
Como vemos ahora Juan atiende a seis clientes y tan solo cobra aproximadamente 330€ menos, pudiendo dedicar el tiempo que ha liberado de atender a esos cuatro clientes (un 40%) a captar nuevos clientes y a supervisar los trabajos de su empleado.

Continuamos creciendo

Si la empresa de Juan continua creciendo, cuando tenga tres empleados los resultados le van a permitir ganar lo mismo, o más, sin tener que estar en la producción.

Juan habrá aumentado su capacidad productiva y como consecuencia Juan tan sólo se tendrá que encargar de la captación de nuevos clientes, de la supervisión de sus empleados y de la creación de nuevos productos o servicios para ofrecer adicionalmente a sus clientes, para incrementar el número de horas facturables en cada cliente.

Analicemos los números ahora con esta nueva situación:

Juan pasa de trabajar inicialmente 50h semanales en clientes a trabajar 0h semanales, ya no está en la producción.
Como que el crecimiento va a ser en unos tres años, si Juan va subiendo el precio de los servicios un 5% cada año los dos años siguientes, en tres años el precio pasará a ser de 303,20€/servicio, ya que el primer año, subimos los servicios un 10%.
Ahora, con los 30 clientes (10 clientes que puede atender cada empleado), la facturación total de Juan va a ser de (30 clientes x 303,20€/servicio = 9.096€/mes)
Un empleado le cuesta a la empresa unos 1.200€ brutos anuales (Pagas extra prorrateadas incluidas) más el 40% de coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa en España, en este caso unos 480€/mes. Total 1.680€/empleado, para tres empleados 5.040€/mes.
Como ya es una S.L. con tres empleados, los gastos mensuales serán de 265€ de autónomos del gerente, gastos de estructura unos 450€ y gastos de Gestoría unos 200€, lo cual hace una cantidad de 915€ al mes.
Con lo cual el salario bruto máximo aproximado que nos queda es de (9.095€ – 915€ – 5.040€) = 3.140€. A esta cantidad bruta se le deberán de descontar el IRPF correspondiente (15%) en las facturas que el gerente hará a la empresa como autónomo (15% de 3.140€ = 471€), con lo cual el salario neto será de 2.670€/mes.
Como vemos ahora Juan no atiende a ningún cliente y cobra una nómina aproximadamente 1,75 veces mayor, casi el doble con sólo tres empleados, pudiendo dedicar el tiempo que ha liberado de atender a los clientes a captar nuevos clientes y a supervisar los trabajos de sus empleados.

La nueva situación con más capacidad productiva

Todo está calculado teniendo en cuenta los servicios originales que Juan ofrecía.

Ahora ha aumentado su capacidad productiva y puede atender a treinta clientes, cuando antes, él solo, podía atender como máximo a diez.

Al haber liberado tiempo desde el primer año, a estas alturas, se supone que habrá creado nuevas líneas de servicios y productos adicionales a sus servicios originales, que sin duda alguna le reportaran beneficios suficientes para que la empresa tenga beneficios y para subir su nómina al doble.

Evidentemente los gastos aquí están muy resumidos y sólo se tienen en cuenta los ingresos de los mismos servicios.

No hay servicios o productos nuevos que se pueden ir introduciendo a medida que se crece, todo ello se ha simplificado para hacer más claro el ejemplo.

Cada caso se tiene que estudiar por separado y se han de tener claras las posibilidades de crecimiento, pero todos, absolutamente todos los negocios se pueden hacer crecer y llegar a este punto que se ilustra en el ejemplo.

La clave para seguir creciendo: Automatizar el negocio

A partir de ahora se trata de automatizar todos los procesos para que Juan los pueda ir delegando, tanto a sus empleados como a profesionales externos.

Pero esto ya formará parte de otro artículo en el futuro, de momento Juan ha dado el primer paso para pasar de auto empleado a empresario con un sistema. Haciendo que su negocio trabaje para él sin que tenga que estar presente. Aportándole todo lo necesario para vivir holgadamente y sin apuros.

Ahora Juan puede utilizar todo su tiempo para hacer crecer más su negocio o para iniciar nuevas aventuras empresariales.

Ahora Juan puede decir: “Al aumentar la capacidad productiva he delegado todos los trabajos y ahora puedo llevar mucho mejor la gestión de mi negocio y centrarme en las cosas verdaderamente importantes para hacerlo crecer, ya sea en tamaño o en Beneficio”

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Antonio J. Herrero García

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