HISTORIA DE UNA EMPRESA. (Basada en hechos reales)
Cuando inicié mi primera empresa, dedicada inicialmente a la automatización industrial y a las instalaciones eléctricas, allá por el año 1996, (El modelo que elegimos fue el de una SL), junto con dos socios, que no estaban en la empresa (Josep que trabajaba como comercial en otra empresa y subcontrataba todos los trabajos eléctricos para su empresa y Xavi, un compañero de fatigas en la fábrica donde yo trabajaba) Se puede decir que yo realizaba todas las tareas de la empresa (Producción, administración, contabilidad, compras, limpieza, etc.), Xavier me ayudaba en sus ratos libres y en sus días de fiesta, de la fábrica donde trabajaba, en las tareas de administración y en algunas de producción, pero el grueso del trabajo recaía sobre mis hombros.
Poco a poco, aunque al principio pasé muchas penurias (Poco sueldo, muchas horas de trabajo, inexistencia de vacaciones, fines de semana libres, etc.) el trabajo fue aumentando y llegó el momento en que teníamos que crecer, al principio éramos reacios a contratar a personal, como le pasa a la mayoría de empresarios cuando empiezan, nos atacaron los típicos miedos, ¿Y si nos baja el trabajo, cómo vamos a cubrir su sueldo y todos los gastos que representa?, ¿Y si nos está preparado? Ya se sabe uno con experiencia es todavía más caro, por lo que decidimos proponer a otro ingeniero, compañero de estudios, que entrara como socio con las mismas condiciones de sueldo que yo, pero con menos experiencia y este accedió.
Ahora éramos dos técnicos a tiempo total para repartir las tareas de producción. Esto nos impulsó a dejar de ser una empresa mono cliente a buscar nuevos clientes y a medida que esto sucedía nos volvimos a colapsar y volvíamos a estar en el mismo dilema, contratar personal nuevo o no hacerlo. La decisión fue no hacerlo por mayoría, pero el exceso de trabajo comenzó a minar nuestro entusiasmo inicial y se decidió romper la sociedad, yo me quedé todas las acciones y la dejé inactiva, siguiendo mi camino como Autónomo en Módulos (2ª Empresa).
Al ser yo el único socio y decisor en todos los aspectos, decidí que era el momento de contratar a un técnico preparado y con experiencia. A partir de este momento el panorama cambió radicalmente, al poder delegar el 60% de las tareas productivas, me pude dedicar a las tareas de gerencia para organizar un poquito mejor la forma de trabajar dominada 100% por las urgencias de los clientes y a tareas comerciales para obtener nuevos clientes, aquí fue donde se produjo el punto de inflexión para mi empresa, ahora estábamos un poquito mejor organizados y estábamos consiguiendo nuevos clientes, en dos años habíamos triplicado la facturación.
La empresa siguió creciendo y a mediados de 2003 se decide volver a activar la S.L. con mi antiguo socio Josep (Xavi ya no continuó) cosa que hacemos a inicios de 2004 con unas nuevas oficinas y la contratación de un Gerente, asumiendo yo la Dirección Técnica de la empresa y las tareas comerciales, aunque todavía sigo asumiendo proyectos de la parte productiva como otro técnico más, un error muy común en los empresarios con mentalidad de empleado.
En este momento se inicia un nuevo ciclo con un Gerente, yo como Director Técnico y comercial, un proyectista eléctrico y tres Técnicos (Seis personas en total), permitiéndonos subcontratar empresas externas por el volumen de trabajo.
Ahora la empresa crecía a buen ritmo e incluso podíamos crear una bolsa de ahorro para posibles eventualidades y como póliza de crédito, también nos permitía esperar a los cobros, a 90 o 120 días, de nuestros clientes sin tener que utilizar ninguna herramienta de financiación.
Aprovechando la bonanza y los buenos resultados, se decidió poner por escrito todos los procesos que se daban en nuestra empresa y nuestro Sistema o método de trabajo, que habíamos definido con el paso de los años y estábamos usando, con la excusa de implementar y obtener la certificación de la ISO 9000.
Poner por escrito el Sistema que estábamos utilizando, dio pie a implementar mejoras donde vimos que el sistema cojeaba y a definir un sistema donde no había nada definido y cada uno realizaba como se le antojaba, también definimos un plan de crecimiento para mejorar los servicios que ofrecíamos a nuestros clientes utilizando el feedback que ellos nos daban (Para ganarte la confianza de los clientes tienes que implementar el organigrama con la pirámide invertida donde el cliente es lo más importante, después los empleados que están en continuo contacto con él y por último la gerencia, al revés de como se dirigen la mayoría de empresas de nuestro país, donde el gerente es lo más importante para todos los integrantes de la organización).
Haciéndoles caso a nuestros clientes, a mediados del 2004, decidimos crear otra empresa para realizar las instalaciones que estábamos subcontratando (3ª empresa) y que eran la que generaban más quejas en nuestros servicios y que además dejaban un beneficio muy justo. La empresa arrancó inmediatamente, ya teníamos un sistema que se implementó inmediatamente y que permitió repartir los costes de Gerencia y administración, que asumía la empresa matriz, además de compartir proveedores con las condiciones ventajosas que ya teníamos.
Esta empresa se creó con dos técnicos que además eran socios de la misma (Otro de los fallos cometidos ya que basándonos en la confianza estos tenían mayoría absoluta, de caras a futuro, esta mayoría la debería haber tenido nuestra empresa matriz), antes de finalizar el ejercicio 2004, uno de los socios asumió la Dirección Técnica de la nueva empresa, se contrataron dos nuevos técnicos y se compraron dos furgonetas.
Ahora ya podíamos asumir trabajos más grandes al obtener la confianza de nuestros principales clientes al ver aumentada nuestra capacidad productiva.
La capacidad productiva, en cuanto a personal y a conocimientos de estos, es una cosa a la cual no le damos mucha importancia pero es uno de los elementos clave para ganarnos la confianza de nuestros clientes, es vital. A ojos de nuestros clientes si ofrecemos una impresión de buena capacidad productiva, confiarán más en que vamos a cumplir los plazos de entrega, de que en un momento dado vamos a poder dar un apretón, que aunque estemos trabajando en nuevos proyectos vamos a poder atender sus problemas técnicos en el mantenimiento correctivo de sus averías sin retrasar los nuevos proyectos, etc. Cuanto más grandes nos vea un cliente, más posibilidades tenemos de que nos asignen proyectos grandes e incluso nuevos proyectos antes de haber finalizado los que teníamos entre manos por lo que al aumentar nuestra capacidad productiva aumentan proporcionalmente las posibilidades de aumentar nuestra facturación en ese cliente.
Un error común que muchos empresarios, con mentalidad de pobreza y de escasez, cometen es pensar que, a medida que nos vayan dando más trabajo, podremos aumentar la plantilla y por tanto la facturación, pero la verdad es que el cliente nos dará el trabajo que, a sus ojos, crea que somos capaces de asumir, no más.
Con este ritmo de trabajo, en poco tiempo, se incrementa la plantilla de trabajo en la empresa matriz en dos técnicos y una secretaria y en la instaladora en dos técnicos más. Ya con nuestro Sistema trabajando de forma automática, en 2005 batimos records de facturación €/empleado, siendo el punto álgido en este sentido, en otros años la facturación total fue más elevada pero con más gastos y ni por asomo con esa rentabilidad por empleado.
El declive.
A finales de 2005, uno de nuestros principales clientes que se dedicaba a la fabricación de CDs y DVDs y tapas para los mismos, al no haber innovado en otras líneas de productos, con el fenómeno del top manta, las descargas de internet de música y películas en formatos MP3 y MP4, empieza a tener problemas económicos y aunque intenta sacar una nueva línea de productos para la industria farmacéutica, ya era tarde y se ve abocado en un concurso de acreedores y finalmente tiene que cerrar, como dijo Peter Drucker “Cada organización debe estar preparada para dejar todo lo que hace”. (Estos son dos errores que cometen muchos empresarios, mi cliente: No haber estado atento a las tendencias de mercado ya tener toda su producción a un solo producto y mi empresa: Tener demasiados huevos en un mismo cesto, este cliente suponía un 30% de nuestra facturación anual, yo no recomiendo tener más de un 15 o 20% de la facturación anual total en un solo cliente).
Perder este cliente y su facturación anual y conservar todos los técnicos de mi plantilla dedicados a esa empresa, empezó a causar problemas económicos a la empresa, poco después como que los dos socios en la empresa instaladora tenían mayoría absoluta, deciden llevar su administración ellos mismos, cuando la secretaria contratada un tiempo antes ya se formó en nuestro sistema, lo cual empieza a crear desavenencias con el socio, lo cual acabó con la ruptura de la sociedad a mediados de 2006, asumiendo yo el 100% del accionariado y el control de una empresa descapitalizada prácticamente.
La separación con mi socio supuso el despido del Gerente (Que era de los círculos íntimos de mi socio) y la pérdida de otro cliente muy importante, donde se obtenía el 40% de nuestra facturación anual (Se pasó de facturar 300.000€ al año a facturar 3.000€ al año siguiente), otro duro golpe.
Otro error cometido fue que al bajar tanto la facturación en tan poco tiempo y con el fin de “ahorrar” no se contrató un nuevo gerente, se contrató una nueva secretaria y las funciones de gerencia las asumí yo mismo, pero de una manera bastante deficiente a llevar también la dirección Técnica, que era lo que más tiempo me robaba y las tareas comerciales, por lo que las tareas de gerencia junto con las tareas comerciales para la captación de nuevos clientes se dejaron un poco de lado, dedicando la mayoría del tiempo a asumir tareas productivas y de apoyo a los técnicos para que los proyectos salieran más rentables, una vez más se conservó toda la plantilla al 100% con la carga económica que ello suponía para la empresa y a finales de 2007, sin habernos recuperado económicamente de la ruptura de la sociedad, comienza la famosa crisis, los clientes bajan el nivel de inversiones a la espera de ver qué pasa, aprietan en los precios más y más, el trabajo baja, se mantiene la plantilla con la esperanza de recuperarnos rápido de esa crisis, que según el gobierno era una pequeña desaceleración económica temporal, y para no perder la inversión realizada en formación y en conocimientos técnicos en nuestra empresa.
Para intentar recuperar un poco de capital se venden las acciones de la empresa instaladora, aunque se continúa trabajando con ellos como empresas independientes durante algún tiempo, con el problema de que muchos de los trabajos que hasta ahora se nos pedían a nosotros en todos nuestros clientes, ahora se les encargan a ellos directamente porque así se les había pedido con anterioridad para ser más competitivos como grupo de empresas, e incluso, como ya están introducidos como proveedores se aprovechan y nos van pisando trabajos que, hasta el momento de la separación, eran exclusivamente nuestros, al separarnos, poco a poco y muy sutilmente, pasaron a ser competencia nuestra. Poco a poco las pérdidas se van incrementando pero vamos aguantando.
A finales de 2009 la situación comienza a ser insostenible y para aguantar un poco más invierto todos mis ahorros personales en la empresa. También empiezo a invertir en mi formación en gestión empresarial, gestión del tiempo, trabajo enfocado en metas y objetivos, organización industrial, finanzas, liderazgo, etc., para ver si soy capaz de levantar la empresa y mantener la plantilla sin despedir a nadie. Necesito hacer más y mejor para poder sacar a mi empresa del agujero donde se ha metido. También se decide montar otra instaladora, esta vez con capital 100% de nuestra empresa, y para ello se busca una nave industrial para trasladar nuestras oficinas y montar la instaladora, para lo cual se contrata a un jefe de obra que será el encargado de llevar la empresa instaladora. Se solicita un crédito ICO Inversión para acondicionar la nave y un Leasing para comprar una furgoneta.
A principios de 2010, el Jefe de obra instalador, a los tres meses de trabajar para nosotros decide dejarlo por problemas de salud al quedar nuestra empresa muy lejos de su casa, lo cual no había sido un problema en el momento de las entrevistas de trabajo y a pesar de haberle insistido bastante en este tema, esto tira por tierra nuestros planes de expansión, con la inversión realizada y ya en la nave y la furgoneta comprada, se intenta contratar a otro jefe de obra pero es imposible encontrar a una persona con el perfil necesario. Por este motivo y para reconducir la situación se solicitan dos nuevos créditos ICO que nos conceden y se contrata una empresa de consultoría en organización empresarial para tener una visón fresca y objetiva de que se puede hacer para salvar la empresa.
Los resultados de la auditoría son contundentes, de todos ellos a destacar:
- No se debería de haber dejado de lado las tareas de Gerencia y Comerciales.
- No se debería de haber conservado toda la plantilla.
- No se hace el presupuesto anual.
- No se tienen indicadores de gestión. Falta de información objetiva para tomar decisiones, la gestión se basa en sensaciones no en datos numéricos.
- Se trabaja mucho en urgencias dejando de lado lo importante y sus necesidades reales.
- No se lleva un control exhaustivo de los gastos, los costes se calculan de una manera aproximada, las ofertas, presupuestos y escandallos de producto se hacen no teniendo en cuenta datos relevantes de los costes de estructura.
- Se quieren realizar cambios, la empresa lo necesita, pero no se sabe qué camino tomar.
- La persona que ocupa la gerencia se encarga de todas las tareas “importantes”, no delega las tareas a su equipo y por tanto el equipo no es autónomo. La empresa depende al 100% de la persona que ocupa la dirección (fundador)
Inmediatamente iniciamos una metodología de trabajo de análisis de la situación e implementación de mejoras al paso, de esta forma, desde la primera sesión ya pasamos a la acción, a partir del mapa de procesos de mi empresa, fuimos estudiando y trabajando sobre cada uno de los diferentes apartados, se fijó un presupuesto anual que debíamos cumplir, se fijaron indicadores para ver el grado de cumplimiento de ese presupuesto, se implementó un control de costes eficaz y sencillo de alimentar, utilizando las herramientas que ya usábamos en la empresa con pequeños cambios, se realizaron planes para la planificación de tareas y acciones comerciales, se implementó un plan de delegación, se realizaron reuniones con todos los miembros de la plantilla para escuchar sus quejas y sus sugerencias para implementar las mejoras que proponían y que eran beneficiosas para la empresa, se implementó un sistema de planificación de tareas para adelantarnos a las situaciones de inestabilidad, un sistema de remuneración variable por objetivos para los trabajadores de la plantilla, se decidió contratar a un nuevo comercial (aunque la auditoría recomendó que las tareas comerciales las llevara yo mismo en persona yo me negué por la carga de trabajo en ese momento), también se tuvo que reajustar la plantilla, un técnico entendió perfectamente la situación y decidió marcharse voluntariamente y a otro se le tuvo que despedir, y aunque al principio parecía que lo entendía, todo acabó mal y en los juzgados, también se realizaron muchas otras acciones de menor relevancia.
Durante todo el año 2010 y en adelante (Esto se ha convertido en un Hábito, la formación y la mejora continua como empresario y, sobre todo, como persona) me seguí formando y durante esas formaciones descubrí mi verdadera pasión, adquirir nuevos conocimientos y transmitirlos a otros, se me daba bien explicarle a mis compañeros (otros pequeños empresarios con los mismos problemas y con la misma ambición de mejorar para aplicarlo en sus empresas), lo aprendido y proponiéndoles ideas creativas, aprovechando mi experiencia, para poner en práctica esos conocimientos aprendidos cuando no sabían que hacer. El profesor me utilizaba para motivar a los alumnos desmotivados y pronto me fui convirtiendo en un referente para todos ellos. Todo esto dio lugar a mi plan B si mi empresa no lograba salvarse.
Con todos los reajustes implementados en mi empresa aguantamos hasta finales de 2012, pero el nivel de endeudamiento adquirido y las pérdidas acumuladas año tras año al no haber reducido plantilla provocaron que a mediados de 2012 tomara una decisión un tanto desesperada para intentar salvar de nuevo la empresa.
Una decisión es una sentencia. Es la elección entre alternativas.
Rara vez es una elección entre lo bueno y lo malo.
Con frecuencia es una elección entre dos cursos de acción,
ninguno de los cuales es probablemente
más cercanamente bueno que el otro.
Peter F. Drucker
Decidí asociarme a un partner mecánico con el que habíamos colaborado en algún que otro proyecto. Con esta acción la facturación casi se duplicó respecto al año anterior, pero el aumento de estructura derivado de la fusión de las dos empresas, el tener que readmitir e indemnizar con los salarios atrasados al trabajador despedido en 2010, sumado con los costes operativos junto con algunos errores cometidos en los nuevos proyectos a pesar de su experiencia en la nueva actividad provocan que se cierre el año otra vez con cuantiosas pérdidas.
Como que yo ya había puesto en marcha mi plan B y al tomar la decisión de fusionarnos con el partner mecánico, implicaba que si salía bien la fusión yo podría delegar en ellos las tareas de gerencia y con el tiempo liberado, me podría dedicar a la nueva actividad de formar a pequeños empresarios para ayudarles a pasar de auto empleados a Empresarios con un Sistema trabajando para ellos al aumentar sus capacidades gerenciales, si salía mal tendría que hacer un Concurso de Acreedores (Antiguamente Suspensión de Pagos) para intentar salvarla, pero al perder al apoyo y la confianza de dos de nuestros principales clientes más importantes dada la nuestra situación de Concurso de Acreedores me obligó a cerrar la empresa después de 17 años desde su fundación.
A partir de este momento, con mi primera empresa ya cerrada, puse en marcha mi plan B. Mis primeros clientes fueron tres de mis ex trabajadores a los que ayudé a montar una empresa similar a la mía (4ª Empresa), hable con mis clientes y no tuvieron ningún problema para admitirlos como proveedores, implementamos el sistema que había creado para mi empresa, aunque no al 100% por los miedos típicos, pero poco a poco y tras irlo implementando en los dos años y medio de vida de su empresa han duplicado plantilla y nivel de ingresos y tienen unas expectativas de crecimiento muy buenas, en la actualidad les sigo asesorando y les hago de comercial freelance.
Aunque mi idea inicial era montar una empresa para incrementar las capacidades personales de los gerentes para su cometido en la empresa, ya que tenía un sistema bien definido y bien depurado, ya que sabía trabajar con objetivos estratégicos, ¿porque no crear unos servicios enfocados en implementar el Sistema en sus empresas, definir objetivos a 3 o 5 años vista y ayudarlos a crear e implementar un plan estratégico para conseguirlos con el objetivo final de crear un sistema que trabaje para los empresarios para que pasen de auto empleados a Empresarios verdaderos?, pues eso es lo que hice y así fundé Smart Attitude (5ª Empresa).
En estos momentos combino esta actividad con actividades de asesoría técnica y comercial freelance, ya que lo primero no me ocupa todo el tiempo disponible al área de trabajo en mi vida y todavía no me aporta los ingresos necesarios para cubrir todos mis gastos, lo que sí que puedo decir es que la satisfacción que me da ver como pequeños empresarios que eran esclavos y estaban atrapados en su propio negocio, empiezan a ver la luz y sus resultados comienzan a mejorar, estos es el alimento que me motiva a seguir luchando cada día para cumplir la misión y la visión de mi empresa perfectamente alineados con mi propósito de vida, y esto no tiene precio.
Ahora quiero pedirte que me eches una mano para poder ayudar a más pequeños empresarios, comparte con tus amigos, indícales que se suscriban a mi Newsletter aquí en el Blog.
Antonio J. Herrero García
Suerte en el proyecto !!
Muchas gracias Pedro.