Objetivos estratégicos en la empresa. Especial PyMEs

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La fijación de objetivos estratégicos en la empresa (Especial PyMEs)

La semana pasada te hablaba sobre cuál sería la estrategia para implantar un Sistema en tu Empresa. También tratamos un poco por encima las diferentes áreas que se dan en una empresa. Esta semana quiero seguir profundizando y quiero hablarte un poco más de la administración de la empresa. Más concretamente sobre la fijación de objetivos estratégicos en la empresa. Especialmente enfocado en los autónomos y en la microempresa (Empresas con entre 1 y 10 empleados).

En el artículo de hoy, vamos a profundizar un poco en una de las áreas que más crecimiento puede aportar a tu empresa y, al mismo tiempo, una de las áreas más olvidadas o dejadas de las empresas pequeñas en España. Te hablo del área de Administración de la Empresa en lo que se refiere a la fijación de objetivos estratégicos en la empresa y a planes de acción definidos para que esos objetivos se cumplan.

Esta semana me gustaría explicarte como fijar esos objetivos estratégicos en la empresa y las ventajas que te van a aportar.

De dónde podemos sacar ideas para definir los objetivos estratégicos en la empresa

A partir del esquema que te mostré la semana pasada, cuando te explicaba el área de Administración en la empresa (que puedes volver a ver aquí) vamos a repasar punto por punto, los dos juntos, cada uno de los puntos:

Empecemos por ver de donde puedes sacar ideas para fijar los objetivos estratégicos en la empresa.

Básicamente podrás extraer ideas de, principalmente, cuatro puntos:

Crecimiento de la empresa
DAFO
Business Model Canvas
Otras ideas de negocio

Crecimiento de la Empresa

Este es el más sencillo. A partir de lo que hace en estos momentos tu negocio, de los servicios o productos que ofreces, de la estructura que tienes, etc. fijarás los objetivos de crecimiento para el año siguiente. Normalmente esta estimación se hace entre finales de octubre y principios de noviembre. De esta manera consigues arrancar el año ya con las ideas claras.

Aquí, simplemente has de definir cuanto quieres crecer en ventas en plantilla, en estructura, etc., al año siguiente y definirlo de forma muy clara, en cifras muy concretas y muy, muy específicas.

DAFO

A partir del análisis DAFO de tu empresa (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), definiremos cuatro tipos diferentes de objetivos estratégicos:

1 Para fortalecer tus Debilidades.

Para poder crecer has de ser fuerte, es por ello que hay que erradicar las debilidades o desventajas competitivas respecto a tu competencia. Quizás necesitas nueva maquinaria, herramientas, conocimientos, talento, especializarte en algo. Piensa en todas las debilidades de tu negocio y haz planes para erradicarlas.

2 Para prepararte ante las Amenazas de tu negocio

Si prevés amenazas futuras, no es lo mismo que te pillen desprevenido y sin capacidad de reacción que te pillen preparado para afrontarlas. Haz planes para prepararte ante las nuevas amenazas que se aproximan. Prepara planes de contingencia para que no te pillen a contrapié.

3 Para aprovechar tus Fortalezas

Si en algo destacas, si en algo eres el mejor o el más fuerte, deberás cuidarlo para que siga siendo así. Crea también planes de marketing para dar a conocer esas ventajas de trabajar con tu empresa.

Piensa que la competencia es feroz y aunque en este momento seas fuerte en algo, la competencia te puede adelantar en cualquier momento. No te relajes, fija objetivos para seguir siendo el más fuerte en lo que quiera que seas.

4 Para aprovechar las Oportunidades

Está claro que el que primero sale al mercado, la mayoría de las veces es el que más oportunidades de triunfar tiene. Así que, si sabes donde y cuando hay una nueva oportunidad de negocio, aprovéchala mientras sea un océano azul (Cuando todavía no hay competencia). No esperes a que todo el mundo ya esté haciendo lo mismo.

Fíjate objetivos para aprovechar nuevas oportunidades de negocio. Una buena estrategia es observar lo que está funcionando en otros países para ser el primero en implantarlo en el tuyo.

Business Model Canvas

Se trata de una herramienta diseñada por Alex Osterwalder con la ayuda de Yves Pigneur.

La herramienta está descrita en un libro “Business Model Generation”, en castellano salió como “Generación de Modelos de Negocio”.

En él, además, habla sobre las ventajas y desventajas de adoptar distintas estrategias de ingresos (freemium, long tail…). También de su relación con las herramientas de los océanos azules.

Esta es la primera herramienta con la que tendrás que trabajar como paso previo al Plan de negocio.

El Canvas te va a permitir definir con claridad los siguientes elementos:

Qué vas a ofrecer al mercado.
Cómo vas a definir y diferenciar tus productos.
Cómo vas a vender tus productos para generar utilidad y valor.
Quiénes van a ser tus clientes.
Cómo vas a conseguir clientes y a conservarlos.
Cómo te vas a mostrar ante el mercado.
Cuál va a ser tu estrategia para salir al mercado: publicidad y distribución.
Cómo vas a generar ingresos y beneficios.
Cómo vas a establecer beneficios sociales.

Es un esquema muy sencillo que te permitirá ver en un solo folio los 9 elementos que deben componer tu modelo de negocio.

Su uso en la planificación de los Objetivos estratégicos en la Empresa

Te recomiendo que también lo uses aparte de utilizarlo para crear el plan de negocio de tu empresa antes de empezar. Úsalo una vez al año para planificar el año siguiente. Te va a portar muchas ideas y estrategias de negocios para poder llegar a más clientes, poder ofrecer nuevos productos, etc. La idea es ir aprovechando los recursos y estructuras de las que dispones en tu negocio.

De aquí saldrán objetivos para diferenciarte en el mercado. Para contribuir a la sociedad con beneficios sociales. Objetivos para llegar a otros nichos de mercado, etc.

Google lo hace constantemente. Va sacando nuevos productos gratuitos para fidelizar a sus clientes potenciales, a los que luego ofrece los productos y servicios de otros a través de la publicidad en sus buscadores.

Otras ideas de negocio

Cuando ya dispongas de los ingresos necesarios y dispongas de más tiempo libre, seguro que se te irán ocurriendo, o te irás encontrando nuevas ideas de negocio.

En la empresa es bueno diversificar para no tener todos los huevos en el mismo cesto. De aquí pueden salir nuevos objetivos para invertir en nuevos productos o servicios.

También se tiene que estar atento a las tendencias del mercado. Los gustos y las modas cambian. Lo que ahora es lo más, dentro de un año puede quedar obsoleto. La tecnología hoy día avanza a pasos de gigante y los mercados son muy cambiantes.

Debes estar atento y fijar objetivos estratégicos en la empresa para adaptarte a los cambios que se puedan ir produciendo.

Si ocupas todo tu tiempo en la producción y no le dedicas tiempo al resto de áreas de la empresa, principalmente a la administración del negocio, los cambios te pillarán a contrapié. Entonces puede ser que no puedas reaccionar y que te quedes sin negocio.

Ejemplos

Allá por el año 1968 Suiza poseía el 65% de la producción mundial de relojes de pulsera. Pero por aquellos años unos jóvenes ingenieros suizos inventaron el reloj de cuarzo. Los fabricantes suizos no creyeron en ellos. Así que lo expusieron en una feria en Estados Unidos y vendieron la patente. La compró la que por aquella época era una insignificante firma fabricante de relojes japonesa: “Seiko”.

Debido a la ceguera de los suizos, que no vieron o, mejor dicho, que no quisieron ver, el cambio de paradigma que se estaba produciendo, años más tarde, en 1980:

Suiza sólo poseía el 10% de la cuota de mercado.
Japón poseía el 33%.
El resto se lo repartían entre, principalmente Estados Unidos, y el resto de los países.

Otro cliente mío tenía cinco fábricas. Se dedicaba a la fabricación de CD’s de música, DVD’s de películas y tapas de plástico para CD’s y DVD’s.

Él tampoco se percató del cambio a la era digital del MP3 y MP4. Cuando quiso reaccionar era demasiado tarde y tuvo que cerrar con un concurso de acreedores.

Los Objetivos estratégicos con tu Equipo

Incluye a los integrantes de tu equipo en la definición de los objetivos estratégicos de tu empresa.

Cuando los integrantes de tu equipo participan definiendo los objetivos de la empresa suceden dos cosas importantes:

Se obtiene la certidumbre de a dónde se va.
Al saber a dónde vamos, el esfuerzo diario cobra sentido.

Las dos cosas hacen que tengas un equipo motivado. Sobre todo, cuando haces las diferentes revisiones que veremos después y compartes los resultados.

De objetivos estratégicos en la empresa a Metas SMART

Una vez que ya has definido los objetivos estratégicos en la empresa antes de que se inicie el año, el siguiente paso es convertirlos en Metas.

Pero antes de continuar, es importante que entiendas cuál es la diferencia entre Objetivos y Metas.

¿Qué es un Objetivo y cuál es la diferencia entre Objetivos y Metas?

Muchas veces se confunden los Objetivos con las Metas. Quiero expresar lo que son para mí y el significado que les voy a dar a en mi Web y en todos los materiales que yo publique.

Puedes encontrar mucha más información sobre Metas en mi web en la página “Trabajar por Metas y su relación con las personas de Éxito”.

Objetivos

El Objetivo es algo más grande y menos específico que una Meta.

Personalmente, yo entiendo, y así lo defino, los Objetivos como:

Objetivos Vitales, cuando se trata de Objetivos personales
Objetivos Estratégicos a largo plazo cuando hablo de la empresa.

Así, yo definiré Objetivos como logros grandes y a muy largo plazo.

Metas

Las Metas definidas correctamente, son los conjuntos de acciones específicas que nos llevarán a conseguir esos Objetivos.

Se podría decir que un Objetivo es lo que hay en lo alto de la escalera. Las Metas son todas las escaleras en sí para llegar arriba. Con todos y cada uno de los escalones que las componen.

Entonces, el Objetivo sería el sumatorio de los resultados de todas las Metas.

Comparándolo con el deporte, en ciclismo el Objetivo sería ganar la vuelta a España o el Tour de Francia. Las Metas serían ganar las diferentes etapas. Con la estrategia a seguir y las acciones de grupo que se tengan que realizar.

En el mundo empresarial, el Objetivo podría ser montar una empresa que me de la libertad financiera sin que yo tenga que trabajar. Las metas serían todas las planificaciones que tendríamos que hacer año tras año, hasta conseguir una empresa con esas características.

Evidentemente las Metas en ocasiones no se pueden definir a la perfección ya que discurrirán por caminos desconocidos para nosotros. Por eso se han de revisar, replantear y corregir continuamente a medida que se avanza por el camino.

De Objetivos a Metas

Ahora que ya hemos definido cada uno de los conceptos y están claros, los objetivos se han de desglosar en Metas. Anuales, mensuales, semanales y diarias para, así, poco a poco y paso a paso, conseguir esos objetivos.

La única manera de conseguir cosas grandes es trocearlas en muchas otras cosas más pequeñas y asumibles. Después, empezar cuanto antes a hacerlas con una fecha límite final.

En otro artículo, más adelante, te enseñaré a definir Metas Smart y hablaremos de estas más extensamente.

Si quieres convertirte en un Experto en la fijación de Metas, te recomiendo mi curso de fijación de Metas “Jubilación Anticipada” que lanzaré en breve al mercado. Estate atento a las newsletters.

A partir de las Metas crear el plan de acción y la asignación de recursos para su cumplimiento

Una vez divididos los Objetivos estratégicos en Metas, a partir de todas las Sub-Metas más pequeñas las desglosaremos aún más con un plan de acciones específicas. Se han de hacer lo más pequeñas posibles para que se puedan realizar en un solo día.

Aquí se han de tener en cuenta todos los recursos, conocimientos, acciones, gestiones, etc., que vamos a necesitar para ayudarnos a conseguir las Metas.

También haremos planes para poder sortear los posibles obstáculos. Pensar en todo aquello que se nos pueda presentar durante el camino y con qué acciones los sortearemos para salir exitosos.

Planificación. De las ideas a acciones concretas en la Agenda o planificador

El siguiente paso, es poner todas esas acciones que vamos a tener que hacer. Se debe de hacer por escrito, en la agenda y con una fecha de ejecución.

Al igual que sucede con la fecha de finalización de la Meta al completo, se ha de poner una fecha de finalización (o fecha prevista para realizar la acción en concreto) a cada una de las tareas. Este compromiso que se adquiere es la forma de asegurar el éxito en la consecución de la fecha de finalización de la Meta en su conjunto y, por ende, de los Objetivos fijados.

Recuerda que si hay algo que mine más la autoestima Humana es no cumplir los compromisos que adoptas.

Presupuesto anual

Para que los planes se cumplan vamos a necesitar una serie de recursos económicos que se han de cuantificar. Por ello, es muy importante, saber con antelación cuánto dinero nos vamos a tener que gastar para cumplir con los Objetivos estratégicos en la empresa. También de dónde, o cómo, vamos a conseguir ese dinero.

Aquí es donde entra el presupuesto anual de la empresa. Se trata de una simple tabla donde se ha de prever todos los gastos de la empresa. Tanto los fijos (que son los que tenemos si o si, tengamos trabajo o no) como los de explotación del negocio (que son los que varían en función de las ventas que realizamos y que también se les llama compra de mercaderías en el argot contable).

También se han de tener en cuenta:

los gastos de personal,
los gastos financieros que vayamos a tener por préstamos, líneas de crédito, etc.
y las amortizaciones de las inversiones que vayamos haciendo.

Una vez que conocemos todos los gastos, tomaremos los planes estratégicos y añadiremos todos los ingresos provenientes de todos y cada uno de los servicios y/o de los productos que vayamos a ofrecer.

Con estos ingresos debemos ser capaces de cubrir todos los gastos y de generar el beneficio que hemos previsto.

Con toda esta información haremos cuatro cálculos:

El Punto de equilibrio
El optimista
La Previsión ideal
El pesimista

El Punto de equilibrio

Se dice que estamos en pérdidas:

Cuando la suma de todos los ingresos menos la suma de todos los gastos es negativa.

También se dice que estamos en beneficios:

Cuando la suma de todos los ingresos menos la suma de todos los gastos es positiva.

El punto de equilibrio es cuando la suma de todos los gastos menos la suma de todos los ingresos es cero.

No hay ni pérdidas ni beneficios.

El cálculo del punto de equilibrio será la plantilla que usaremos para tomar decisiones con números. Se han de revisar con números las diferentes opciones que se te plantearán cuando tengas que tomar una decisión.

En el cálculo del punto de equilibrio el resultado en los beneficios es cero. Así, cuando pones los números de los gastos y de los ingresos que vas a obtener realizando alguna acción determinada, pueden pasar dos cosas:

Si el resultado que se obtiene en los beneficios en positivo te indicará que la decisión es buena.
Si el resultado sale negativo te estará indicando que esa acción que quieres emprender te hará perder dinero.

El optimista

La previsión optimista es un cálculo de los beneficios para saber el resultado que obtendrías si las ventas fueran incluso por encima de tus expectativas.

Este será el límite máximo de tus gráficas de los indicadores de gestión.

La Previsión ideal

La previsión ideal es el cálculo de los beneficios para saber el resultado que obtendrías en condiciones normales. El cálculo se hace según las expectativas de los indicadores del mercado y de la región donde operas.

Este es el cálculo que utilizaremos en las gráficas de los indicadores de gestión.

El pesimista

La previsión pesimista es un cálculo de los beneficios para saber el resultado que obtendrías si las ventas fueran peor de las expectativas de los mercados.

Este será el límite mínimo o inferior de tus gráficas de los indicadores de gestión.

Revisiones

Para ver que todo se va desarrollando según lo previsto deberás realizar revisiones periódicas de los resultados que vayas obteniendo. Dicen que lo que no se mide no se puede mejorar. Pues para eso medimos, para mejorar.

Pero ¿cada cuánto tengo que hacer esas revisiones y de qué?

Lo ideal es realizar revisiones continuamente a través de los indicadores, que yo te recomiendo que actualices al menos una vez a la semana. Lo suficiente para que tengas capacidad de reacción si las cosas se tuercen y así poder salvar el resultado del mes.

Pero si no te quieres agobiar te recomiendo que lo mínimo que debería hacer son las siguientes revisiones:

Anual
Semestral
Trimestral
Mensual

La revisión Anual

La revisión anual es la más importante de todas y se suele hacer entre mediados de noviembre y principios de diciembre. En ella se revisa el resultado del año en curso, se evalúa y se compara con el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos en la empresa a largo plazo y se preparan los objetivos del año siguiente.

La revisión Semestral

Esta se suele realizar a principios de julio antes de irnos de vacaciones. En ella se evalúan los resultados del primer semestre y se realizan los ajustes pertinentes en los planes de acción para conseguir los resultados anuales a final de año antes de que sea tarde.

Las revisiones trimestrales

De estas sólo realizaremos dos. Una a principios de abril y otra a principios de octubre. Sirven para evaluar si los ajustes de las revisiones anual y semestral están funcionando según lo esperado en cuanto a resultados se refiere.

La revisión mensual

Entre el uno y el 10 de cada mes realizaremos una revisión de los resultados obtenidos del mes anterior. También la revisión y actualización de indicadores de gestión y los reajustes en los planes mensuales para alinearlos con la consecución de las Metas obtenidas de los Objetivos estratégicos.

Ajustes en la planificación

De las revisiones que he descrito en el apartado anterior deberán ir surgiendo los ajustes pertinentes en el plan de acción.

Imagina que tu empresa es un avión y que vas de Barcelona a Nueva York. Despegas y pones rumbo a tu destino. Las corrientes de aire, el magnetismo de la tierra, la gravedad, etc., van desviando de su rumbo el avión. Con los instrumentos de navegación mides el rumbo y vas corrigiendo para que al final llegues a tu destino. Nueva York.

Pues lo mismo pasa con una empresa. Tu destino final es la consecución de los Objetivos estratégicos anuales. Las turbulencias en los mercados, las crisis, las preferencias cambiantes de tus clientes, las modas, etc., es lo que te desvía de tu rumbo. Con las diferentes revisiones es con lo que mides el rumbo. Y tus instrumentos de medida son los Indicadores de Gestión. Con las correcciones que vayas haciendo conseguirás llegar a tu destino, conseguirás cumplir tus sueños.

Ventajas de la planificación por objetivos estratégicos en la empresa

Las ventajas de trabajar de esta forma son innumerables. Para mí, la más importante es que las posibilidades de conseguir lo que quieres, si lo haces como es debido, aumentan en un 76% según un estudio realizado por la Dominican University of California, pero hay más ventajas de trabajar por Objetivos estratégicos en la empresa, veámoslos a continuación:

Evitar la inercia del día a día

El ajetreo del día a día, las prisas, las exigencias de los clientes, etc. muchas veces nos aparta de nuestro rumbo. Hace que nos enfoquemos más en las urgencias. Nos aparta del camino de hacer las cosas importantes para conseguir los objetivos de nuestra empresa.

Sin embargo, cuando trabajas por objetivos, al tener muy claro cuál es tu destino, te vuelve inmune a las inercias del día a día. No te dejas llevar por la corriente, eres tú el que dirige el rumbo y dejas de ir a la deriva.

Claridad en lo que hay que hacer

Cuando no tienes objetivos, cuando acabas tus tareas, al tenerlo todo en tu cabeza, continúas haciendo lo que más reciente tienes. Esto suelen ser las urgencias, los e-mails que acabas de recibir, lo último que te han pedido. Pasas a ser una víctima de las circunstancias.

Cuando trabajas por objetivos, al tenerlo todo planificado y con fechas de ejecución, siempre sabes lo siguiente que tienes que hacer. Te vuelves más productivo.

Ahorro de tiempo

Es una consecuencia directa de lo que te acabo de decir en el punto anterior. Cuando trabajas por objetivos, al tenerlo todo planificado, siempre sabes lo siguiente que tienes que hacer. No pierdes el tiempo con tareas que no te acercan para nada a tus objetivos. Evitas la consiguiente pérdida del precioso tiempo.

Estrategia de crecimiento

Tener objetivos y planes para cumplirlos no hará otra cosa más que hacerte crecer. Como te he dicho antes, si lo haces como es debido, tus posibilidades de conseguir lo que te propongas aumentan en un 76%.

Entonces, si te marcas objetivos y planteas una estrategia de crecimiento, lo que sucederá es que conseguirás crecer.

Se evita la Procrastinación

La Procrastinación la suele provocar el tener que enfrentarse a tareas muy grandes o muy dificultosas. Sin embargo:

al trabajar por Objetivos estratégicos en la empresa,
tenerlo todo desglosado en Metas
y estas, a su vez, en tareas chiquitinas

nunca tendrás la tentación de dejar para más tarde algo que tienes que hacer. Normalmente porque te da palo hacerlo en ese momento.

Mejora la organización general

Cuando trabajas por Objetivos estratégicos, al tenerlo todo planificado y bien estudiado y revisado, reduces considerablemente los imprevistos. En consecuencia, mejora drásticamente la organización general de tu equipo y de tu empresa.

Se alcanzan más fácilmente los objetivos

Cuando te dan un plano, una brújula y te dibujan en el plano el camino a seguir es más fácil que llegues a tu destino y alcances tus objetivos.

Por el contrario, cuando inicias un viaje, sin tener claro a dónde vas. Sin mapa ni GPS y te pones a andar de un lado para otro nunca sabes donde acabarás. Dejas tu destino en manos de las circunstancias externas.

Los Objetivos estratégicos en la empresa son como un GPS para guiarte a tu destino. El destino que tú eliges para ti. Además, te ayuda a sortear las circunstancias externas que se te vayan presentando sin hacerte perder de vista nunca tu destino final.

Consideraciones finales

Creo que te he dado razones suficientes. Creo que, a estas alturas, ya has visto la importancia que tiene destinar el tiempo que se merece trabajar en la Administración de tu empresa. También te he explicado la forma de trabajar en ella. Y el poder que tiene para hacerte conseguir los resultados que deseas y te mereces.

Ahora es tiempo para que pares de talar árboles y te dediques un rato a afilar tu sierra. Verás que diferencia cuando empieces a talar con la sierra afilada.

Sólo depende de ti, pero si no sabes, si no ves por dónde empezar, contacta conmigo. Yo te puedo ayudar.

Hoy más que nunca, déjame tus comentarios.

Dime que te ha parecido este artículo de casi 4000 palabras.

¿Trabajas con objetivos estratégicos en la empresa?

¿Cuánto tiempo le dedicas a la Administración de tu empresa?

A partir de ahora ¿Cuánto tiempo le vas a dedicar?

Por:

Antonio Herrero