La organización de la documentación en papel de tu empresa en 5 semanas.
La organización de la documentación, o mejor dicho, la correcta organización de la documentación, no es una característica que defina a la mayoría de mis clientes y asistentes a mis cursos. Reconocido por ellos mismos.
Aunque en mi libro “Manual de dirección para pequeñas empresas” ya describo este método para la correcta organización de toda la documentación de tu empresa, he querido explicarlo aquí para todos aquellos que aún no lo tenéis. Os recomiendo que os hagáis con una copia, ya que en él explico muchas más cosas de utilidad para tu empresa.
El desorden en las pymes
El desorden en las pymes es algo más común de lo habitual. Hace tiempo que me encuentro en la mayoría de ellos un desorden descomunal en la organización de la documentación de sus empresas. Una gran parte de ellos suelen tenerla en bandejas a rebosar; con toda clase de documentos sin clasificar.
Encontrar cualquier cosa suele costarles algún tiempo, ¡cuando lo encuentran!
Que un documento se traspapele suele ser bastante común. Esto les genera muchas veces dejarse materiales sin facturar. Luego, cuando aparece el documento traspapelado, ya no se puede facturar ese material o esas horas de ese parte perdido.
Al final, esta práctica tan común, además de la pérdida de tiempo en buscar, genera también pérdidas económicas.
El proceso de la Organización de la documentación
Toda la documentación que se genera y que nos va llegando de proveedores, clientes y estamentos oficiales es necesario recepcionarla, procesarla y archivarla correctamente, en este artículo quiero explicar una forma sencilla de tenerlo todo ordenado y perfectamente localizable en todo momento.
¡Cualquier papel que se busque, de cualquier ejercicio, aparecerá en cuestión de un par de minutos a lo sumo!
Un indicador de una buena organización en una empresa, para mi, es la correcta organización de la documentación generada en ella. Si la documentación está en pilas y no está ordenada, seguro que tienen problemas de organización en el resto de áreas de la empresa.
Para una 
buena organización de la documentación de la empresa, toda la que vaya entrando o que se vaya generando en la empresa, se colocará en bandejas portapapeles de sobremesa (como las de la foto).
Estás bandejas se procesarán una vez a la semana como mínimo, dependiendo de la cantidad de documentación que se genere en nuestra empresa.
Si la cantidad es muy grande, se procesarán una vez al día y se archivará como se explica a continuación.
Para tener una correcta organización de la documentación:
Todo lo que nos llegue en papel lo podemos organizar o bien en carpetas colg
antes d
e un archivador como el de la foto de la derecha.
También lo podemos colocar en carpetas de dos anillas, como las de la foto de la izquierda con los separadores necesarios.
Además es bueno escanear todos los documentos y guardar una copia en el ordenador. Ordenado en carpetas virtuales por ejercicios, clientes, proveedores, etc.
Con el correo electrónico podemos realizar un proceso parecido.
Empecemos con la organización de la documentación
Empecemos por la organización de la documentación en papel. Lo primero que haremos será montar las carpetas y preparar la rotulación del lomo como en la foto:
En el lomo deberá aparecer la siguiente información:
- El título de la carpeta (p.e. FACTURAS DE PROVEEDORES)
- El ejercicio fiscal (p.e. 2011)
- Las separaciones internas (p.e. de la A a la G).
- El subtítulo de la carpeta (p.e. PENDIENTES DE PAGO).
- El número de carpeta dentro del mismo título. Esto es para cuando tenemos muchos documentos de un mismo tipo cada mes y la cantidad total de un ejercicio completo no nos cabría en una sola carpeta.
- El logo de nuestra empresa para darle un poco de corporativismo.
Las carpetas que deberemos montar son las siguientes:
- 1. CONTRATOS PROVEEDORES MATERIALES Y SERVICIOS.
- 2. ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES.
- 3. ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES.
- 4. FACTURAS DE PROVEEDORES PENDIENTES DE PAGO (A – Z).
- 5. FACTURAS DE BIENES DE INVERSIÓN PENDIENTES DE PAGO (A – Z)
- 6. FACTURAS DE PROVEEDORES PAGADAS (A – Z).
- 7. FACTURAS DE BIENES DE INVERSIÓN PAGADAS (A – Z)
- 8. PRESUPUESTOS A CLIENTES.
- 9. PEDIDOS DE CLIENTES.
- 10. ALBARANES A CLIENTES.
- 11. FACTURAS A CLIENTES.
- 12. LISTADO DE PROYECTOS.
- 13. PROYECTOS CLIENTES.
- 14. RECURSOS HUMANOS (RRHH).
- 16. CORREOS
- 17. PREVISIONES DE COBROS CLIENTES ENE – DIC.
- 18. PARTES DE TRABAJO ENE – DIC.
- 19. HACIENDA Y SEGURIDAD SOCIAL.
- 20. MODELO 347.
Acerca de estas carpetas
Creando todas estas carpetas ya podemos tener la organización de la documentación de una forma ordenada y simple.
En este apartado explicaré cual es el contenido de cada una de las carpetas, aunque antes de archivar la información se tendrá que procesar para introducirla en los diferentes programas informáticos de gestión y tener una correcta organización de los documentos, escaneados o en pdf, también en nuestro sistema informático.
Pasemos a explicar cada una de las carpetas:
CONTRATOS PROVEEDORES MATERIALES Y SERVICIOS.
En esta carpeta archivaremos todos los contratos que se va suscribiendo, sobre todo con los proveedores de servicios, agua, luz, teléfono, alquiler del local, etc.
Se colocará un grupo de separadores marcados del 1 al 31 y se realizará un índice donde se indique que es lo que hay archivado en cada apartado.
Intentaremos ordenarlos alfabéticamente para que sea más fácil su identificación en caso de necesitarlos.
Si no es posible archivar por orden alfabético, porque no hemos dejado huecos suficientes, archivaremos al final y el próximo año, cuando se hagan las carpetas nuevas, volveremos a ordenar esta carpeta.
Esta carpeta no se suele archivar a final de año, ya que la información que contienen suele ser válida de un año para otro, por lo que, en el lomo, no se hará constar el año para que sea válida al año siguiente, al final de año reestructuraremos la información contenida, eliminando lo obsoleto y reordenando el resto.
ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES.
En esta carpeta se irán archivando las órdenes de compra (o pedidos) que les hagamos a los diferentes proveedores.
Al igual que en las anteriores, se colocará un grupo de separadores marcados del 1 al 31 en cada carpeta y se realizará un índice donde se indique el nombre del proveedor que hay archivado en cada apartado.
Intentaremos ordenarlos por orden alfabético para que sea más fácil su identificación en caso de necesitarlos.
Si nuestro proveedor nos envía una confirmación del pedido, esta hoja se archivará aquí también, grapada junto a su correspondiente orden de compra (o pedido).
FACTURAS DE PROVEEDORES PENDIENTES DE PAGO (A – Z) y FACTURAS DE BIENES DE INVERSIÓN PENDIENTES DE PAGO (A – Z)
En estas carpetas se archivarán las facturas de los diferentes proveedores que están pendientes de pago. A las facturas se le graparán los albaranes que tengamos en las bandejas de sobremesa pendientes de que llegara su factura.
A estas carpetas se les colocará un grupo de separadores marcados con las letras del lomo en cada carpeta y se archivarán por orden alfabético y por fecha en la letra por la que empieza el nombre del proveedor.
En caso de que tengamos un proveedor o proveedores a los que les compramos una cantidad importante de materiales generando mucha cantidad de albaranes y facturas, crearemos una carpeta para ellos solos, para que no colapsemos la carpeta general.
Si son varios podemos crear tantas carpetas como sea necesario.
Todas las facturas recibidas, correspondientes a bienes de inversión (Ordenadores, coches, maquinaria, herramientas, locales (No las de alquiler), mobiliario, etc.), se archivarán en la carpeta de Facturas de Bienes de Inversión.
Estas facturas las tratarán de forma diferente en la gestoría, ya que estos bienes se tienen que ir amortizando.
En la documentación en soporte informático, es bueno tener un listado de bienes de inversión donde se anotarán las altas y las bajas de estos bienes a lo largo de su vida útil.
El tratamiento de las facturas
El tratamiento que les daremos a todas las facturas recibidas será el siguiente:
En una de las bandejas de sobremesa, tendremos tres carpetas, correspondientes del primer mes al tercer mes del trimestre en curso (P.E. Abril, Mayo y Junio, meses del 2º trimestre).
Una vez al día sacare
mos las facturas recibidas en el día de la bandeja de facturas recibidas de proveedores y la pasamos a la carpeta correspondiente de su mes.
Una vez al mes, o más, dependiendo del número de facturas que recibamos, sacaremos las facturas de las carpetas y las contabilizaremos en la tabla de previsiones de pago, según el vencimiento de la factura, y se le pone el sello de “Contabilizado” para saber que se ha introducido en la tabla, después se pasa al programa de contabilidad y se vuelve a marcar con otro sello como por ejemplo “Contado”.
Esto se puede hacer con sellos multitextos que podemos encontrar en cualquier librería o simplemente hacer un par de marcas con rotuladores fluorescentes de distinto color.
Una vez acabado el proceso de introducción de datos de todas las facturas, archivaremos estas facturas en las carpetas de “Facturas de proveedores pendientes de pago” grapándole antes los albaranes correspondientes a cada factura, lugar donde permanecerán hasta que las paguemos, momento en el cual las pasaremos a las carpetas “Facturas de proveedores pagadas” del siguiente apartado.
FACTURAS DE PROVEEDORES PAGADAS (A – Z) y FACTURAS BIENES DE INVERSIÓN PAGADAS (A – Z).
En estas carpetas se pasarán las facturas de los diferentes proveedores que están archivadas en pendientes de pago, cuando se corrobore en los listados bancarios que se ha realizado el pago.
Esto se hará dos veces al mes, unos días después de los días de vencimiento, se mantendrán los albaranes grapados a la factura y si nos llegase algún tipo de recibo o justificante del pago del banco o del proveedor, también se le graparía para que quede archivado con la factura.
Durante este proceso también iremos a la tabla de previsiones de pagos y marcaremos en otro color las facturas que hayamos pagado.
La forma de archivar es exactamente igual que en las carpetas de pendientes de pago.
PRESUPUESTOS A CLIENTES.
En esta carpeta se guardarán los presupuestos que vayamos preparando a los clientes, separados por clientes y ordenados por número, dentro de cada cliente.
A esta carpeta se le colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31 y en la primera página, se colocará un listado de todos los clientes y su número, este número coincidirá con el número asignado en contabilidad.
En caso de que tengamos un cliente o clientes a los que les preparamos una cantidad importante de presupuestos, crearemos una carpeta para ellos solos, para que no colapsemos la carpeta general.
Los presupuestos que se conviertan en pedido, se pasarán a la carpeta de pedidos de clientes y se graparán junto al pedido.
PEDIDOS DE CLIENTES.
En esta carpeta se guardarán todos los pedidos que recibamos de todos nuestros clientes. Se graparán junto con el presupuesto al que se refiere el pedido. Se separarán por clientes y se ordenarán por número y fecha de recepción.
A estas carpetas se les colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31. En la primera página, se colocará un listado de todos los clientes y su número. Este número ha de coincidir con el número asignado en contabilidad.
En caso de que tengamos un cliente o clientes de los que recibamos una cantidad importante de pedidos, crearemos una carpeta para ellos solos, para que no colapsemos la carpeta general.
ALBARANES A CLIENTES.
Una vez que se acabe el trabajo, se entreguen los materiales y/o servicios, se generará el albarán de entrega a los clientes. Los albaranes se guardarán en carpetas con el nombre del cliente para llevarlo a firmar o para que los firmen en el momento de la entrega.
Una vez firmados los albaranes, sea de la forma que sea, los archivaremos en una carpeta separados por clientes y ordenados por número.
A estas carpetas se les colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31. En la primera página, se colocará un listado de todos los clientes y su número. Este número coincidirá con el número asignado en contabilidad.
En caso de que tengamos un cliente o clientes a los que generemos una cantidad importante de albaranes, crearemos una carpeta para ellos solos, para que no colapsemos la carpeta general.
FACTURAS A CLIENTES.
Cuando el trabajo se ha terminado y nos han firmado el albarán, lo entregaremos a nuestro departamento de administración para que, en cuanto nos llegue el pedido, si no lo teníamos ya, genere la factura correspondiente.
Con las facturas impresas las enviaremos al cliente por correo certificado (Ver apartado “Correos” más abajo) o enviaremos una e-factura por correo electrónico. De todas formas siempre se imprimirá una copia en papel para nuestro archivo interno. Esta copia se contabiliza en la tabla de previsión de cobros y se le pone el sello de contabilizada. Después se pasa al programa de contabilidad y se vuelve a marcar con otro sello como por ejemplo “Contado”.
Esto se puede hacer con sellos multitextos que podemos encontrar en cualquier librería. También se puede hacer simplemente un par de marcas con rotuladores fluorescentes de distinto color.
Una vez contabilizadas y marcadas todas las facturas que hayamos emitido, procederemos a archivarlas en esta carpeta.
En esta carpeta se archivarán las facturas por riguroso orden de la numeración de la factura. Colocaremos un grupo de separadores numerados del 1 al 12 para separar por meses las facturas emitidas. Poner el listado de todas las facturas emitidas ese mes, al principio de cada grupo.
Esta es la mejor forma de archivarlas separadas por meses y por orden de emisión para las declaraciones del IVA, etc.
LISTADO DE PROYECTOS.
Esta carpeta está destinada a almacenar las hojas de proyectos en curso donde se anotarán todas las horas, gastos, dietas y materiales que se hayan ido cargando en el proyecto.
Estas hojas se actualizarán semanalmente y permanecerán aquí hasta que el proyecto se termine y se facture, en ese momento las hojas de proyectos pasarán a las carpetas de Proyectos de clientes.
Se ordenarán si separadores por riguroso orden del número de proyecto.
PROYECTOS CLIENTES.
Una vez que se acabe el trabajo, se entreguen los materiales y/o servicios y se hayan facturado, pasaremos la hoja de proyectos, debidamente cumplimentada y cerrada, a esta carpeta.
Más adelante publicaré un artículo donde explicaré un método para trabajar con proyectos. Para poder hacer el seguimiento correcto de las obras o proyectos. También para, a posteriori, poder analizar la rentabilidad de las obras o proyectos. Y finalmente la rentabilidad de ese cliente en concreto.
A veces se tienen clientes que, aunque facturemos mucho y creamos que son buenos clientes porque nos dan mucho trabajo, lo único que nos provocan son pérdidas en todas las obras. Son clientes que hay que reconducir o, si no se puede, abandonar y dedicar esos esfuerzos en clientes más rentables.
A estas carpetas se les colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31. En la primera página, se colocará un listado de todos los clientes y su número, este número coincidirá con el número asignado en contabilidad.
En caso de que tengamos un cliente o clientes a los que generemos una cantidad importante de albaranes, crearemos una carpeta para ellos solos, para que no colapsemos la carpeta general.
RECURSOS HUMANOS (RRHH).
Esta carpeta es un poco diferente a las vistas hasta ahora y es donde realizaremos la organización de la documentación referente a los trabajadores de la empresa.
A esta carpeta se le colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31. En la primera página, se colocará un listado de los recursos humanos, la lista quedará como sigue.
Apartados de la carpeta
- Apartado 1. Calendario laboral del año en curso. Donde se marcarán los días festivos y puentes a realizar.
- Apartado 2. Resumen de las nóminas. Donde se almacenarán los resúmenes de las nóminas que nos envía la gestoría cada mes.
- Apartado 3. Justificantes bancarios. Donde guardaremos todos los justificantes bancarios de las transferencias de las nóminas cada mes.
- Apartado 4. Notarios y Abogados. Donde se guardarán las facturas de Notarios y abogados, si las hay.
- Apartado 5. Pólizas de seguros. Donde se almacenarán las pólizas de todos los seguros que contratemos.
- Apartado 6. Prevención de Riesgos Laborales PRL. Donde se guardarán las facturas y certificados que nos emita la empresa de PRL que tengamos contratada, si hay mucha documentación de PRL se puede crear una carpeta aparte, con diferentes apartados, para almacenarla.
- Apartado 7. Registro mercantil / B.O.E. Donde guardaremos facturas, certificados, etc. del registro mercantil o del BOE.
- Apartado 8. Reserva.
- Apartado 9. Reserva.
- Apartado 10. Nominas y partes de baja Trabajador 1. Donde guardaremos las nóminas, una vez que nos las haya firmado el trabajador y los partes de baja laboral, si los hubiera.
- Apartado 11. Nominas y partes de baja Trabajador 2.
- .
- .
- .
- Apartado 30. Nominas y partes de baja Trabajador n.
- Apartado 31. Reserva.
CORREOS.
Todas las facturas emitidas se las enviaremos a nuestros clientes por correo certificado. Se trata de un documento mercantil importante y que además nos sirve para asegurar el cobro de los servicios prestados o productos entregados. Es por eso que es tan importante asegurarnos su entrega.
Además, de todos es sabido, que una minoría de clientes, por suerte no todos, para retrasar los pagos juegan a las facturas mareadas. Me explico, llega el vencimiento y no recibes el pago, llamas a contabilidad y te dicen que es que la factura no les ha llegado. De esta manera, evitan pagarla sin quedar mal.
Excusas para no pagarnos
Si la envías por correo certificado, esta excusa ya no la pueden usar.
Aunque si lo que no quieren es pagar:
- la factura se traspapelará en otro departamento,
- gerencia no la habrá validado,
- el conserje se ha resfriado,
- y un sinfín de excusas más
A estos clientes lo que hay que hacer es dejarlos lo antes posible y buscarse a otros más serios.
En esta carpeta se archivarán los resguardos que nos entregan en correos de las cartas certificadas con las facturas que enviemos.
Colocaremos un grupo de separadores numerados del 1 al 12 para separar por meses los resguardos de correos de las facturas enviadas.
También incluiremos un listado de las facturas que se envían donde indicaremos:
- el Nº de facturas que se envían,
- la fecha de las facturas
- y el Nº de pedido de nuestro cliente de cada factura.
Esta lista la incluiremos en el sobre y nos quedaremos una copia que adjuntaremos con el resguardo para saber qué es lo que se ha enviado, ya que, en los resguardos de correos, no figura esta información.
PREVISIONES DE COBROS CLIENTES ENE – DIC.
En esta carpeta se archivarán los listados con las previsiones de cobro de las facturas emitidas. Colocaremos un grupo de separadores numerados del 1 al 12, para separar por meses estas previsiones.
En caso de que se genere mucha documentación de cobros, se pueden hacer dos carpetas con dos grupos de separadores. Uno del 1 al 6 y otro del 7 al 12.
Los listados los sacaremos del programa de gestión que hayamos elegido, o las tendremos que generar a mano, lo cual es un riesgo ya que nos podemos olvidar de incluir alguna factura. Si la gestión la tenemos que hacer nosotros es posible que nos olvidemos de enviar el recibo al banco. Si no sabemos que la tenemos que cobrar, no lo haremos.
En estas carpetas al principio de cada mes incluiremos los listados de los extractos bancarios, que tendremos que hacer cuadrar con la tabla de datos de cobros y pagos.
PARTES DE TRABAJO ENE – DIC.
En esta carpeta se archivarán los partes de horas y gastos (Dietas, desplazamientos, etc.) de los empleados. Colocaremos un grupo de separadores numerados del 1 al 12 para separar por meses los partes.
Los gastos se les pagarán a los empleados del 15 del mes corriente al 15 del mes siguiente. De esta manera tendremos 15 días de tiempo para calcularlos y enviarlos a la gestoría. Así los podrán incluir en la nómina que tendrá que estar preparada unos días antes de fin de mes.
HACIENDA Y SEGURIDAD SOCIAL.
Al igual que con la carpeta de RRHH, esta carpeta es también diferente a las vistas hasta ahora y es donde almacenaremos toda la documentación de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social.
A esta carpeta se le colocará un grupo de separadores marcados con números del 1 al 31. En la primera página, se colocará un listado de los documentos o modelos en ella guardados.
(El ejemplo es para una SL, pero se pueden crear los apartados para cada modelo que necesitemos) .
La lista quedará como sigue.
Apartados de la carpeta
- Apartado 1. Modelo 303 (IVA Trimestral).
- Apartado 2. Modelo 390 (IVA Declaración – Resumen anual).
- Apartado 3. Modelo 111 (IRPF Trimestral).
- Apartado 4. Modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF – Resumen anual).
- Apartado 5. Cartas de la AEAT (Hacienda).
- Apartado 6. Modelo 347 (AEAT Declaración de operaciones con terceros).
- Apartado 7. Modelo 200 (AEAT Impuesto de sociedades).
- Apartado 8. Certificados de retenciones (AEAT IRPF).
- Apartado 9. Certificado de estar al corriente de pagos con la AEAT.
- Apartado 10. Reserva.
- Apartado 11. TC1/TC2 Liquidación cotizaciones.
- Apartado 12. Recibo Autónomos Gerente.
- Apartado 13. Recibo Autónomos Otros 1.
- Apartado 14. Cartas S.S.
- Apartado 15. Certificado de estar al corriente de pagos con la S.S.
- Apartado 16. Copia del convenio colectivo de nuestro sector empresarial (Textil, siderometalúrgico, etc.).
- Apartado 17. Reserva.
- .
- .
- .
- Apartado 30. Reserva.
- Apartado 31. Reserva.
MODELO 347.
En esta carpeta se archivarán las cartas recibidas de nuestros clientes y de nuestros proveedores.
También las cartas que nosotros enviaremos a clientes y proveedores para la verificación de la declaración de operaciones superiores a 3.005,06€ con terceras personas.
Esta carpeta tendrá tres separadores:
- uno para clientes,
- otro para proveedores
- y otro para, si se da el caso, clientes y proveedores al mismo tiempo.
(El último es para proveedores nuestros a los que les facturamos algún servicio y para clientes nuestros que nos puedan facturar alguna cosa).
En próximos artículos
Próximamente, en otra entrada al Blog, explicaré cómo realizar la organización de la documentación en formato digital.
Espero que te sea útil.
Sé que, a muchos, con el lío de papeles que tienen en sus despachos, se les hará una montaña. Pero si lo haces poco a poco, verás que cuando ya lo tengas montado todo, es muy fácil de mantener y de replicar año tras año. Tan solo tienes que crear los hábitos adecuados. Conseguirás tener una organización de la documentación impecable.
Plan de cinco semanas para la organización de la documentación
Ahora ya tienes el método para el día a día, vamos a continuación con el plan de 5 semanas:
Semana 1 (Dedicación 3h en dos días):
Empecemos con la organización de la documentación. En esta primera semana empezaremos por lo más fácil.
No te va a costar mucho tiempo y lo tendrás acabado en un abrir y cerrar de ojos.
Empieza por pedir todo el material. Es poca cosa:
- 1 sello multitexto de contabilidad o dos rotuladores fluorescentes de distinto color.
- 19 carpetas de dos anillas como las de las fotos de más arriba.
- 4 bandejas de sobremesa como las de las fotos de más arriba.
- 8 paquetes de separadores para carpesano del 1 al 31.
- 5 paquetes de separadores para carpesano del 1 al 12.
- 4 paquetes de separadores para carpesano de la A a la Z.
Cuando te llegue todo el material, bloquea un par de horas en tu agenda. En ese tiempo diseña e imprime las etiquetas para los lomos de las carpetas. Lo puedes hacer con un simple Word. Cuando las tengas las colocas en el lomo.
Semana 2 (Dedicación 9h en 4 días):
Para empezar, resérvate un día, un par de horas. Coloca todos los separadores en las carpetas tal y como te he descrito más arriba. Ahora ya tenemos todas las carpetas rotuladas y con los separadores puestos.
Después, resérvate tres horas otro día de esa misma semana. Rellena la hoja inicial de cada juego de separadores con los números y el nombre de cada cliente y proveedor en la carpeta que toque.
También deberás reservarte otro día un par de horas. Crea la estructura de directorios que te he descrito. Tal cual, de la carpeta EMPRESA.
Y por último, resérvate otro día un par de horas. Crea la estructura de directorios que te he descrito. Tal cual, de la carpeta OPERACIONES y la de PROYECTOS.
Semana 3, 4 y 5 (Dedicación 10h en 5 días):
Ahora que ya lo tenemos todo perfectamente identificado, comenzaremos con la organización de la documentación propiamente dicha. Ahora tenemos esperando las carpetas para que le vayamos poniendo cada documento en su sitio.
Empecemos:
Mira de llegar una hora antes a tu empresa, para que nadie te moleste, y coge la pila de papeles y vas guardando una a uno en su lugar en las carpetas.
Haz lo mismo al final del día, quédate una hora cuando todos se hayan marchado y sigues con la organización de la documentación por donde lo dejaste.
Sigue así cada día durante estas tres semanas y seguramente antes de acabarlas ya tendrás todo en su sitio. Habrás realizado la organización de la documentación casi sin darte cuenta. Lo tendrás todo perfectamente clasificado y organizado.
Mantenimiento
Ahora mantenerlo esa sumamente fácil y replicarlo cada año, extremadamente sencillo. Todas las carpetas las puedes reaprovechar cambiándole las etiquetas. La documentación del año anterior la vas archivando en cajas. Para que no se traspapele nada, la guardas cogida con Fasteners. Éstos pueden ser metálicos o de plástico completos, como los de la foto. Así podrás mantener la organización de la documentación antigua sin que te ocupe mucho espacio.
Ahora ya no tienes excusa para tener la documentación de tu empresa perfectamente ordenada. Dedicando unas pocas horas cada día, en cinco semanas máximo tendrás una perfecta organización.
¡Ánimo!
Antonio J. Herrero
¿Y tú qué opinas?